RESUMÉ
Enhver virksomhed i vækst vil på et tidspunkt stå over for udfordringen om at skulle ansætte en ny medarbejder. I forbindelse med rekruttering skal du først og fremmest slå et jobopslag op online, hvorefter du skal overveje om du vil gennemføre rekrutteringsprocessen selv eller om du vil outsource den til et eksternt bureau. Den beslutning bør være en afvejning mellem kompetencer og ressourcer, samt den tid som du kan afsætte til rekrutteringsprocessen. Når du har fundet det rette match til din virksomhed, skal du afslutningsvis huske en udførlig ansættelseskontrakt – slutteligt har vi lavet en liste over de 10 vigtigste punkter, du bør have med i ansættelseskontrakten.
Hvis din virksomhed oplever vækst, eller hvis du stræber efter vækst, vil det på et tidspunkt blive naturligt at ansætte flere medarbejdere.
Det kan være for at give din virksomhed et bredere felt af kompetencer, lette arbejdsbyrden for dig, eller for at bringe ny inspiration og idéer til. At øge antallet af medarbejdere kan være en svær og længerevarende proces, men det er nødvendigt at bruge tid på at finde den rette kandidat. Grundig rekruttering er afgørende, fordi det kan sikre dig de mest kompetente, egnede og kvalificerede medarbejdere, og det er netop dem, der kan bidrage til at nå din virksomheds målsætninger, skabe vækst og bevare en god bundlinje. For dig som ejer af en SMV er det specielt vigtigt, at du finder de rigtige ansatte, eftersom hver enkelt medarbejder udgør en stor del af virksomhedens helhed. Det betyder, at du i høj grad vil kunne mærke effekten af fejlansættelser oveni rekrutteringsomkostningerne, både i form af tid og penge. Derfor skal du nødig fyre eller hyre mere, end du er nødt til.
Rekrutteringsprocessen i punktform
Udgangspunktet for at rekruttere dine nye medarbejdere ligger i rekrutteringsprocessen. I en rekrutteringsproces er der nogle typiske faser og opgaver, som du kan se nedenfor. Vi gennemgår hvert enkelt hovedpunkt i de kommende afsnit.
- Find en ny medarbejder med et godt stillingsopslag
- Foretag en jobanalyse: Hvad indebærer stillingen, og hvilke kompetencer skal medarbejderen have?
- Udarbejd stillingsannonce samt en jobbeskrivelse, der skal tiltrække de rette medarbejdere – og undgå irrelevante ansøgere
- Annoncering, ekstern eller gør-det-selv
- Annoncering, search, netværk eller headhunting: Hvordan skal du finde medarbejderen?
- Screening af egnede kandidater
- Vurdér alle ansøgninger og udvælg et begrænset antal kandidater til jobsamtale
- Afholdelse af jobsamtaler med egnede kandidater
- Afhold 1., 2. og eventuelt 3. jobsamtale
- Du kan alternativt vælge at afholde en samtalerunde i stedet for 1. samtale
- Afgør, hvilke personer der skal deltage i jobsamtalerne
- Test, analyser og cases
- Foretage personligheds- og kompetenceanalyse
- Referencer
- Indhent referencer fra udvalgte kandidaters tidligere arbejdsgivere
- Ansættelse, ansættelseskontrakt og afslag
- Giv den nye medarbejder besked om din/jeres beslutning
- Udarbejd en standard ansættelseskontrakt på forhånd
- Foretag kontraktforhandling
- Udsend afslag til øvrige ansøgere
- Afslutning og evaluering
- Vurdér den samlede rekrutteringsproces
1. Find ny medarbejder med et godt stillingsopslag
Det første, du skal gøre ved rekruttering af medarbejdere, er at gennemtænke igennem, hvorfor du vil ansætte en ny medarbejder, hvilke arbejdsopgaver han eller hun skal have, og hvilke egenskaber og erfaringer der kræves, for at disse kan gennemføres effektivt. Særligt i mindre virksomheder er det i tillæg hertil yderst vigtigt at “kemien passer sammen”, og at I kan fungerer sammen socialt dvs. det er ikke tilstrækkeligt at der blot er match på de faglige kompetencer. I visse tilfælde kan det måske være fordelagtigt, at vælge en kandidat som “kun” matcher 80% eller 90% fagligt med 100% kemi, fremfor en kandidat der matcher 100% fagligt men 90% på kemien. Den manglende faglige kompetence på 10%-20% kunne betragtes som kandidatens potentiale – under alle omstændigheder er 100% fagligt match sandsynligvis utopi i de fleste brancher.
Når du har en klar idé om, hvilken person du er ude efter, begynder selve ansættelsesprocessen. Det første skridt i denne proces er at lave et skriftligt stillingsopslag. Her bør du som minimum inkludere følgende:
Minimum punktkrav til stillingsopslag
- Hvilken titel og arbejdsopgaver jobbet indebærer.
- Hvordan stillingen passer ind i selskabets organisation.
- Hvilke personlige egenskaber, erfaringer og andre krav den stiller til kandidaten.
- Beregnet arbejdsmængde/-tid, og hvordan denne fordeler sig på de forskellige opgaver
- Gør dig umage og tænk dit stillingsopslag igennem så du ikke ender med at modtage et hav af irrelevante ansøgninger.
- Eventuelt en idé om hvad du vil betale i løn selvom det ikke er almindelig praksis i Danmark
2. Annoncering, ekstern eller gør-det-selv
Når dit opslag er skrevet, har du et godt udgangspunkt for at udpege potentielle kandidater og finde den perfekte til jobbet. Som en hjælp til processen kan det være en god idé at bruge et professionelt rekrutteringsbureau, specielt hvis du har større mangel på tid end penge. Et rekrutteringsbureau kan hjælpe med rekruttering af medarbejdere ved at give dig en bedre forståelse for, præcis hvordan stillingens behov kan dækkes, samt gøre et værdifuldt arbejde for dig ved at finde, sortere og analysere aktuelle kandidater. De kan muligvis også belyse nogle “blinde vinkler” som du måske har i forhold til virksomheden, stillingen, arbejdets indhold eller kemien mellem dig og kandidaten. Det kan under alle omstændigheder være meget givne at få en eksterns syn på sagen.
Til gengæld kan et rekrutteringsbureau dog være dyrt, så her må du lave en afvejning i forhold til dit budget, stillingens vigtighed, og hvor meget tid du har at bruge på ansættelsesprocessen. Vær opmærksom på, at der findes utrolig mange rekrutteringsbureauer som, varierer meget i både branchekendskab og pris. Nogle rekrutteringsbureauer tilbyder desuden forskellige grader af garanti i forhold til ansættelsen dvs. hvis ansættelsesforholdet ophæves indenfor f.eks. 6 måneder så rekrutterer rekrutteringsbureauet en ny kandidat uden beregning. Garantien kan give et sikkerhedsnet om end en fejlansættelse under alle omstændigheder er en bekostelig affære, særligt set ud fra et tidsmæssigt perspektiv.
Det er derfor væsentligt at undersøge rekrutteringsmarkedet og ikke nødvendigvis vælge den første og billigste løsning – i sidste ende er det en ny (og den helt rigtige) medarbejder til netop din virksomhed som skal findes.
Spar penge ved at gennemføre rekrutteringsprocessen selv
Hvis du vælger at finde nye medarbejdere selv, bør du som udgangspunkt annoncere med dit jobopslag på sociale medier som f.eks. LinkedIn eller Facebook samt dedikerede jobansøgningssider som f.eks. Jobindex og Jobnet eller direkte branchespecifikke jobsider. Der er også nogle fagforeninger som tilbyder at bistå i rekrutteringsprocessen. Du bør også bruge dit netværk – hør hos venner, gamle kollegaer og familie, om de kender nogen, der passer til dit jobopslag, og bed dem opfordre personen til at ansøge.
3. Screening af egnede kandidater
Når fristen for dit stillingsopslag er udløbet, bør du med det samme fjerne kandidater, der ikke passer til stillingen, har mangelfulde ansøgninger eller af andre grunde virker irrelevante. Tag derefter de bedste 5-10 kandidater (alt efter hvor mange der har ansøgt) og udvælg f.eks. 3 af dem. Ring og hør om de fortsat er interesserede i jobbet og inviter dem, hurtigst muligt, til en samtale hvis der fortsat er interesse.
Det handler ikke kun om kompetencer...
…”I en lille virksomhed er det specielt vigtigt, at man kommer overens med alle medarbejdere. Så kemi og socialt fællesskab er ligeså vigtigt som de faglige kvalifikationer, hvis ikke vigtigere.”
4. Afholdelse af jobsamtaler med egnede kandidater
Det næste skridt for rekruttering af medarbejdere indebærer at afholde jobsamtaler med de kandidater, du har tilbage. Formålet med et jobsamtalerne er at se, om kandidaten passer til jobbet, om jobbet passer til kandidaten, og om det er en person, du kan tænke dig at arbejde med. I en lille virksomhed er det specielt vigtigt, at du kommer overens med alle medarbejdere, og at der er en fælles forståelse for, hvad det er, virksomheden prøver at opnå – kort sagt: god kemi. Under selve jobsamtalen er der mange typer spørgsmål, du kan stille, og det vil komme meget an på, hvilken stilling du skal have besat.
En god start er, at du først fortæller lidt om din virksomhed og om stillingen. Derefter bør du få kandidaten til at præsentere sig selv, sin motivation for at ansøge, og gerne stille nogle lidt mere krævende spørgsmål, der kan vise, om kandidaten er reflekteret og har de nødvendige egenskaber for at kunne gøre det godt i din virksomhed. Denne type spørgsmål kan være alt fra en konkret problemstilling knyttet til din virksomhed til mere abstrakte spørgsmål for at se, hvordan kandidaten tænker. Det er også almindeligt at have mere end et interview, hvor det første handler mere om screening af personligheden hos dine kandidater, mens de efterfølgende interviews typisk har mere faglig tyngde.
Rekrutteringsprocessens længde og dybde afhænger selvsagt af stillingens væsentlighed, men ofte vil der være mere end blot én samtale. Dels fordi det kan være svært at afdække alt i et enkelt jobsamtale og dels fordi det kan være at kandidaten også skal møde andre fra virksomheden inden der træffes beslutning om ansættelse eller ej.
5. Test, analyser og cases
Det kan efter endt jobsamle (eller i nogle tilfælde før) være en idé at få kandidaterne til at udfylde en standardiseret og anerkendt personlighedstest som kan give dig dybere forståelse af hver enkelt kandidat og hvordan du som leder skal argere overfor den potentielle nye medarbejder. Det er dog ikke sikkert at en sådan test, eller flere tests, er særligt værdi- eller indsigtsfulde medmindre du f.eks. har en rekrutteringskonsulent med i processen eller selv er bekendt med tests da korrekt tolkning af denne type tests ofte kræver erfaring.
Det er også en mulighed at give kandidaten enten en korrekt eller fiktiv case fra virksomheden som skal løses og præsenteres efterfølgende. På den måde får du et godt indblik i kandidatens arbejdsmetode, faglige niveau mv. Det kan dog være forholdsvis tidskrævende at opstille og afgrænse en case, men omvendt ofte en sjov opgave for både dig som virksomhedsejer og kandidaten (relevansen af en case opgave afhænger naturligvis i høj grad af hvilken type stilling der rekrutteres til).
6. Referencer
Hvis du er nået til punktet hvor kandidaten opfylder alle dine og virksomhedens ansættelseskriterier kan det inden ansættelse tilbydes være en god idé at tjekke kandidatens referencer hvis denne har nogle. Så følg op på kandidatens referencer (bemærk at du skal have aktivt samtykke fra kandidaten inden du kontakter referencerne). Bed kandidaten referencer (typisk gamle medarbejdere eller chefer) fortælle om kandidatens arbejdsindsats, sociale egenskaber og kompetencer. Hvis det, du hører, er meget forskelligt fra, hvad kandidaten selv har skrevet, eller dit eget indtryk er det et rødt flag, og du bør kraftigt overveje om ansættelse fortsat skal tilbydes.
7. Ansættelse, ansættelseskontrakt og afslag
Når du har bestemt dig for en kandidat, bør du give besked over telefon, og hvis kandidaten accepterer, aftale at mødes til gennemgang og underskrift af ansættelseskontrakten så hurtigt som muligt. En ansættelseskontrakt er krævet lovmæssigt og minimerer desuden sandsynligheden for fremtidige tvister. Det kan være en god idé at få juridisk hjælp til at skrive din kontrakt, men som et minimum kræver loven, at disse 10 punkter skal være inkluderet1:
10'er huskeliste
- Arbejdsgiverens og medarbejderens navn og adresse.
- Arbejdsstedets beliggenhed(er).
- Medarbejderens stilling og/eller jobbeskrivelse.
- Ansættelsesforholdets starttidspunkt.
- Ansættelsesforholdets forventede varighed og/eller omfang (fuldtid, deltid mv.), såfremt der er tale om en tidsbegrænset ansættelse (f.eks. vikariat eller opgavebestemt ansættelse).
- Medarbejderens rettigheder med hensyn til betalt ferie, herunder eventuelt feriefridag.
- Opsigelsesvarsler, herunder evt. prøvetid og gensidigt forlænget opsigelsesvarsel.
- Den aftalte løn (startlønnen samt eventuelle tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt i lønnen, f.eks. pensionsforhold, bil, telefon, goder, kost og logi) samt udbetalingsterminer.
- Den aftalte daglige, ugentlige eller månedlige arbejdstid.
- Angivelse af, hvilken kollektiv overenskomst og/eller aftale der gælder for ansættelsen, samt evt. særlige krav f.eks. dansk kørekort, straffeattest, mv.).
Begræns i videst muligt omfang mængden af særlige vilkår, som afviger fra standardlovgivningen og/eller overenskomsten ift. f.eks. opsigelse, ferie, barselslov osv.
Husk af give afslag
Enhver der har været jobsøgende ved, hvor frustrerende denne in between jobsituation, med alle dens usikkerheder, kan være og det er derfor vigtigt at du som virksomhed giver ordentligt og rettidigt afslag til alle ansøgere. Det viser respekt for den interesse, og tid som ansøgeren har brugt på netop din virksomhed også selvom ansøgeren måske ikke var kvalificeret. Alt for mange virksomheder (store som små) forsømmer denne del i rekrutteringsprocessen og det ofte med dårlige undskyldninger, samt selvophævende postulater som f.eks. “vi fik så mange ansøgninger …, og vi havde derfor ikke tid”. Sludder! Vi ved alle hvor lidt tid det tager at ændre navnet i et standardiseret afslag og sende det pr. e-mail. Det behøver ikke være mere end nedenstående, hvis kandidaten ikke har været til samtale:
Kære …
Tak for din interesse og ansøgning til stillingen som … her hos …
På baggrund af det samlede antal ansøgere har vi dog valgt at gå videre med andre ansøgere som i (endnu) højere grad matchede med stillingsprofilen.
Endnu en gang tak for din ansøgning.
Med venlig hilsen
…
8. Afslutning og evaluering
Vurdér den samlede rekrutteringsproces hvad enten du har udført den selv eller i samarbejde med en ekstern part. Der vil sandsynligvis altid være dele som kunne være gjort anderledes eller bedre til næste gang. Noter dem og brug dine erfaringer konstruktivt i forhold til næste rekrutteringsproces.
Undgå fejlansættelser
En grundig rekruttering og rekrutteringsproces er derfor vigtig for at mindske risikoen for fejlansættelse, som kan være en dyr fejl at begå. Det anslås, at det koster mellem 75-100 % af den nyansattes årlige løn at foretage en fejlansættelse. Og det skyldes, at du ikke kun skal medregne rekrutteringsomkostninger, men også omkostninger forbundet med den nyansattes manglende produktivitet i opstarten og oplæring gennem kurser og lignende. Dernæst skal du medregne den tid, som dine eksisterende medarbejdere bruger på både formel og uformel oplæring af den nye medarbejder.
22 % af alle nye medarbejdere forlader deres stilling, allerede før de har været ansat i bare ét år. Så foretag en grundig rekruttering og undgå en dyr fejlansættelse.
Hvad mener de succesfulde danske iværksættere om rekruttering?
Vi håber, denne artikel har givet dig et godt udgangspunkt for rekruttering af medarbejdere – se mere i videoen forneden hvor en række succesfulde danske iværksættere giver sit besyv med om rekruttering.
1) https://ka.dk/arbejdsgiver-abc/ansaettelseskontrakt/
